聯聖集團 侯淑媛◎撰文
在快速發展的商業環境中，企業需要擁有適切的人才引進和培訓架構。透過提供新人學習指南，有助於克服新人入職後常遭遇的瓶頸。建立符合公司需求的新進人才培訓架構，有助於提高新人留任率並縮短他們上手的時間，實現更加順暢的團隊協同作業。
辨識新進人員合適性的要素與新人培訓架構密不可分。有了架構條件，能更客觀評估新人的合適性。筆者將分為兩段進行闡述，第一部分針對新人提供的學習指南，第二部分則是探討帶人主管應具備的職能條件。
1. 提供給新人的學習指南項目
作為引導新人熟悉公司環境和工作，提供明確的工作方向至為關鍵。
(1) 工作範圍及職責
提供工作範圍不僅僅是羅列工作職責而已，更是將新人融入團隊的關鍵。透過清晰的工作範圍，確保新人快速了解其角色，能更好地融入團隊工作。
(2) 工作崗位職能要求
每個職位都擁有獨特的技能和知識，因此在招募前明確定義職能要求，不僅有助於篩選適合的人才，還能確保新人能快速上手，發揮應有的價值。新人入職後，主管應再次強調工作崗位的職能要求，讓新人檢視自身的能力與標準職能的落差，也能作為能力強化的具體方向。
(3) 任務目標
設定並提供明確的學習期任務目標，為新人提供階段性的方向。同時，主管能觀察新人完成任務的主動性和積極度，這也是評估新人合適性的重要指標。
2. 主管應具備的管理職能及條件
主管的帶人風格直接影響團隊凝聚力和團隊效能。不同層級的主管擁有不同的管理歷練，在下述3項條件的深度也會有所不同。換言之，主管需要持續精進自身的管理職能。
(1) 溝通表達力
透過良好的溝通，主管能夠建立積極的工作氛圍。溝通強調聆聽，主管可以鼓勵部屬分享意見。主管應積極聆聽部屬的反應和建議，提供適切的回應，同時注意自身表達清晰明確，使用簡潔明瞭的語言，避免使用過多公司規定的詞語，多以例子解釋複雜訊息。
(2) 評估及識別人才
定期評估並提供具體的意見回饋，不僅促進新人不斷進步，也是主管了解團隊動態的有效方式。在工作層面需有明確的評估標準，對技能和知識進行全面評估。對人格特質也需有評估工具，以「因事尋人」的概念，從工作需求出發，將人才置於適當的位置。
此外，觀察部屬的主動性和學習能力，進行能力評估及回饋，提供具體且建設性的意見。談話重點應聚焦在行為和結果，以便調整培訓和發展計畫。
(3) 領導力
主管需具備激勵團隊的能力，並在危機時能果斷決策。釐清自己管轄的部門在公司應發揮的核心價值，確保在帶領團隊或評斷事務時方向一致，並確保部門目標符合公司整體組織目標。
在變化快速的環境中，培養團隊的解決問題能力和責任意識是主管需要不斷精進的。主管應鼓勵團隊參與問題解決過程，並教導解決問題的方法或思維，促進合作和持續創新。
總而言之，要快速辨識新人合適性的要素，必須先明確定義工作條件，讓新人了解相應的職能要求和階段目標。此外，主管需要定期對新人進行面談，探討及回饋其學習表現，以調整學習曲線計畫，讓新人獲得工作成就感，進而能夠獨立執行工作。因此，主管也需要不斷精進自己的管理職能，以提升整體團隊的協同工作效能。這需要主管不斷發展自身的領導和管理能力，與團隊共同成長，以適應變動複雜的商業環境。
Published：2023Q4
