聯聖致鼎事業集團 侯淑媛◎撰文
管理者身負承上啟下的重要功能，包含了訊息轉譯，更重要的是承接目標後，展出工作計畫，並且督導團隊達到成果和績效。
「管理」與「領導」都是經理人必須要具備的職能，而這兩項卻是不同的能力，也有不同的性質和目的。彼得．杜拉克提到經理人的責任包含三個面向：第一是成果和績效，因為這是企業存在的目的；第二是必須考慮企業內部共同工作者所形成的組織；最後則是要考慮外在的社會，也就是社會影響和社會責任的層面。而本文將聚焦在「管理」面進行分享。
彼得．杜拉克曾說過：「最出色的領導者，首先必須是卓越成效的管理者！那些只想要領導卻不願管理的，要麼會成為無關緊要的人，要麼會成為非常危險的人。」因此在管理職能養成的過程，先鍛鍊好管理力，再強化領導力，能讓經理人的管理職能更加全面完善。
管理的核心精神是「預防管理」，採用微觀管理方式盯細節，管理成效反而是不佳的。管理者要有「預防管理」的眼界，讓自己避免處於「理所當然」的思維中。需要抱持著簡單化的信念，讓複雜的事務簡單化；已經過時不需要執行的事務就該去蕪存菁；多個單點獨立工作導致時效不佳的事務，需整合重新賦予新的流程。
優化上述的事項後能達到更好的執行成效，執行團隊會因此更有工作成就感或使命感，而不是在工作數年後，陷入不思考的慣性，也就是理所當然的心態，時間久了造成的思想僵化，會逐漸失去職場競爭力。
管理稽核只是一個管理的手法，目的在讓管理者主動查看事務的運作是否順暢，執行團隊也會因為主管會不定時抽查工作，而上緊發條。要如何進行管理稽核呢？可以採用部門撰寫年度計畫使用的框架概念，就是O'PDCA的運作模式。O'PDCA用在管理稽核的管理動作概念如下：
O（Objective；目標）
目標就是部門的營運重點，也是管理者要聚焦的重點，有指標有數字就能加以對照，確保團隊執行的結果是符合績效的。
P（Plan；計畫）
管理者在養成主動稽核習慣的初期，可以透由制定抽查計畫，讓自己的稽核項目不至於偏頗在少數的事務或特定的人選上。
D（Do；執行）
依照稽核項目及日期進行抽查，當天在執行抽查時，可比原先計畫多一些抽查項目，但不要刪除原訂的抽查項目，這是養成主動稽核習慣的重要關鍵。從「想」落實到「做」，待主動稽核一段時間後，便能養成稽核的習慣，並體會到主動稽核的益處。
C（Check；查核）
針對「執行抽查計畫」的結果，進一步檢視及思考，團隊的工作是否符合原訂標準、是否有落差，抑或從更全面性的角度來看，現行的工作流程已不符合需求，需要有新的流程。
也因為這樣探究的思考，後期戴明提出以Study（研究）取代Check（查核），用Study（研究）更能彰顯探討的意涵，而不是只是查看執行的結果而已。
在查核研究「執行抽查計畫的結果」時，會引發管理者思考「好的繼續保持、結果正常但需要優化調整、執行出錯需加強宣導或培訓、執行出錯是原標準流程需修改」等面向。
A（Act／Action／Adjust；行動／調整）
針對Check（查核）／Study（研究）的後續因應行為做出修正調整，包含了稽核抽查計畫的優化、工作流程的優化或整合、對團隊重申作業標準的關鍵點或強化培訓等。
稽核抽查計畫包含稽核的事項、被查看者、預計稽核時間。之所以要先制定抽查計畫，而不是有時間才做，是因為在實務運作時，常常會有臨時的事情吸引了管理者的目光，管理者傾向優先處理相對「急的事務」，而「重要卻不急」的「主動稽核」管理工作就會被忽略。在長期忽略主動稽核工作後，久而久之就會遺忘其重要性。管理者會讓自己陷入每天忙於應對今天、明天或下週即將來臨的事情，而忘記從「預防管理」的角度進行主動稽核的管理動作。
當稽核抽查計畫制定後，再來便要依照已制定的計畫項目及日期進行主動稽核，除非稽核的當日有什麼更重要或更緊急的事務非得要管理者介入處理，不然就是依原訂排程進行管理稽核。當管理者養成主動稽核的習慣後，以後便不需要先制定出抽查計畫才進行稽核。
掌握部門關鍵事務的主動稽核運作，便能產生「預防管理」的效益。預防管理的精神，會在Check（查核）／Study（研究）及Act／Action／Adjust（行動／調整）之間體現，也就是戴明循環（PDCA）的核心精神—品質持續改進模式。
愈是重要的事情，愈要防範於未然。執行出錯被查出並修正，或是已經僵化的運作雖然不至於大錯，但值得導入其他更有效率的方式，這些都是預防管理的實際運作切入點。
管理者透由主動稽核可以養成事務管理的基本功，也能鍛鍊管理決策需要具備的精準度及果斷力。當部門的關鍵營運目標皆在掌握中，團隊工作的品質及時間皆如預期，也就體現了管理者的管理績效。管理者在具備事務管理職能後，再來就要鍛鍊動態多變化的人員領導了！
Published：2022Q2
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