聯聖集團 侯淑媛◎撰文
不論是單位主管或是部門主管，在督導的責任範圍，都會涉及執行團隊的多人工作進度。對於主管來說，任務交辦給團隊只是開頭，再來如何確保任務能如期進行，關鍵點在於工作時程跟進。
管理督導工作的有效運行是實現組織目標及任務的重要關鍵。而掌握日期，特別是預計完成日的管理，是確保工作進度順利及提高團隊效能的關鍵一環。本文將從管理督導工作的重點提供相應的管理技巧，以協助主管和執行團隊在不同階段有效地掌握日期，確保工作的準時完成。
首先，計畫階段是確定預計完成日的重要階段。主管和執行團隊需要共同協商、討論和確定預計完成日。在這一階段，主管要充分了解任務的性質、工作的複雜性，以及團隊成員的能力和公司的資源，以制定合理的時程表。
同時，主管可以鼓勵團隊成員提供實際可行的時間預估，但要避免過度壓縮時程表，導致團隊的工作品質下降或人力資源疲憊。在這個階段，主管的角色是促進團隊之間的溝通和共識，以確保參與的執行者對預計完成日有清晰的理解和承諾。
其次，管理技巧之一，當過了預計完成日而任務尚未完成時，管理督導的力道可以加重。在工作進度延遲或無法按時完成時，主管需要積極介入，與團隊成員溝通並找出問題的原因。這可能涉及重新分配資源、調整時程表、重新評估工作優先順序或提供額外支持等。
最後，在執行階段，主管應該給予具有獨立執行力的團隊成員足夠的信任和自主權，讓他們專注於執行工作，不會常被主管打斷工作節奏，只為了被詢問工作進度。這需要主管建立一個良好的溝通和信任環境，讓團隊成員感受到他們的工作被尊重和認可。
為實現這些目的，管理者可以採取以下管理技巧：
1. 設定明確的任務目標和期望：在執行階段之前，主管需與團隊成員討論並確定明確的目標和期望。這樣做可以讓每個人清楚知道他們需要完成的任務和時間範圍，從而更好地規劃和管理自己的工作。
2. 提供必要的資源和支持：主管應該確保團隊成員在執行工作時獲得所需的資源和支持，包括適當的培訓、工具和技術支援，以確保他們能夠有效地進行工作並克服任何障礙。
3. 建立有效的溝通機制：主管應與團隊成員建立開放和透明的溝通管道，比如定期的會議、進度報告和個別討論。此為確保團隊成員能夠及時共享工作進展和解決問題的重要途徑。
4. 授權和委任：主管應該給予具有獨立執行力的團隊成員適當的授權和委任，讓他們能夠自主地執行工作。這樣可以提高團隊成員的工作動力和責任感，同時減少對主管的依賴，使工作進展更加流暢。
5. 建立良好的工作氛圍：主管應該營造一個積極和支持性的工作氛圍，鼓勵團隊成員相互合作、分享經驗和知識。這可以促進工作的高效進行，並增強團隊合作和凝聚力。
這樣的管理方法可以帶來以下好處：
1. 提高工作效率：通過確定預計完成日和管理工作進度，主管可以幫助團隊成員合理規劃和分配工作，避免時間浪費和重複努力。同時，專注執行工作並減少被打斷，可以提高工作效率。
2. 促進團隊合作：當團隊成員在計畫階段與主管達成共識並確定預計完成日時，每個人都能夠對工作目標和時間範圍有清晰的了解。這有助於促進團隊之間的合作和協作，共同努力實現目標。
3. 增強責任感：明確的預計完成日可以讓團隊成員對自己的工作有明確的目標和期望。當主管在工作延遲時加強督導力道時，可以提醒團隊成員對自己的責任和承諾有更高的認識，激勵他們以適當的方法完成工作。
4. 建立信任和自主性：主管給予團隊成員足夠的信任和自主權，表明對他們的能力和專業知識的肯定。這不僅有助於提升團隊成員的士氣和工作動力，還能夠培養團隊成員的自主性和創造力，使他們能夠更好地應對挑戰和解決問題。
5. 增進工作滿意度：透過有效的工作日程管理和減少不必要的干擾，團隊成員能夠更好地專注於執行工作。這可以提高工作的品質和效果，並帶來更大的工作滿意度和成就感。
總結而言，管理督導工作的重點在於掌握工作時程，即確保工作能夠按時完成。這需要主管在計畫階段確定預計完成日時與團隊成員達成共識，並在執行階段適時加強督導的力道。同時，主管應該在執行階段給予團隊成員足夠的信任和自主權，讓他們能夠專注執行工作，不受可能會常被主管打斷工作節奏問工作進度的困擾。主管應該運用相應的管理技巧和策略來實踐，創造積極且溝通順暢的工作環境。
Published：2023Q2
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