聯聖致鼎管顧集團 侯淑媛◎撰文
企業中有各式各樣的會議，部門主管也少不了定期召開部門會議。而會議要開得有效果，心法便是大家耳熟能詳的「會而議、議而決、決而行、行而果」。
會議主席可以省思上述的十二字訣，是否都有達到效果？
1. 會而議
開會前需要有議題，並提前將各議題發言人的資料收齊。主席也需要設定各議題的時間，以利開會當天管控會議進度。
2. 議而決
被討論的議題需要有決議。若是參與會議的主管權限不足，可將該議題的決議延後提供；或是讓相關人員重新整理資料，下次會議討論後才能有決議。
要注意的是，不能一直重複花時間談論，卻沒有進展，這會浪費參與會議者的時間。
3. 決而行
各議題有了決議，多數會有待辦事項，需要列出「事項、負責人、預計完成日」。有了這些細項，後續就能追蹤執行進度。
在每次會議前一天，先向各待辦負責人了解待辦的執行進度。有時候待辦負責人忘記了，但因為被追蹤進度，就會加緊完成忘記的待辦，也許在會議前就完成該項待辦了。
在會議前一天追蹤，能夠避免因為待辦者工作忙，忘記而拖延太久未執行，這便是有「追蹤」的好處。
4. 行而果
執行的成果如何，是主管要看進去的。因為有時不是常態的事情，執行的同事沒有做過類似的事，是需要藉由被多檢視完成的結果，若是未達到預期，才能再補強。
會議要開得好，除了以上的十二字訣外，另外便是關鍵角色的工作了。除了主席確保以上十二字訣的運行外，會議記錄者也是靈魂人物。
會議記錄者將各議題的討論重點及決議整理出來，若是發現沒有提到誰負責以及什麼時候要完成，記錄者可以在會議中提出，如此便讓該會議記錄很清楚。
此外，記錄快的記錄者，也能在會議要結束之前，複述待辦事項。若是記錄有不清楚的地方，也可以即時修正。
因此，要讓開會有效率，事前的準備及事後的追蹤跟進，都是很重要的。透由會議的方式，相關人員知曉事情，在互相搭配的工作，會更為順暢。
Published：2021Q2
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