聯聖致鼎管顧集團 侯淑媛◎撰文
部門主管多半會偏重該部門的工作執行是否到位，但卻不在意基本的文件管理。文件管理真的有這麼重要嗎？部門的文件管理沒有做好，會發生什麼事呢？
會發生的是人員花了很多時間在找資料；又或者重要的經驗資料沒有被留存下來，需要時卻沒有。
一旦管理者把文件（不論是紙本或電子檔）歸檔的規則設立清楚，並讓同仁依序存放資料，當要找某份文件時，就會因為書背或是文件夾標示清楚，以及檔案命名得當，很快找到所需文件。這便是做好文件管理帶來的好處。
文件管理雖然看似一件小事，卻影響部門工作效率重大。若是公司沒有文管中心或統一制定歸檔規則的人，部門的歸檔規則則由管理者制定。
在文件管理推動初期查看同仁歸檔或是命名是否得當，是由管理者負責。在同仁養成習慣後，長期的定期查看歸檔情形，則可由專人負責，但管理者仍要偶爾抽查及要求，才能讓同仁保持良好的歸檔習慣。
一、電子檔案
存放公司電子檔案的空間，一般會以「全公司共用、部門名稱」這兩大原則分類。在命名開頭使用英文字或數字，排序上會比較美觀；此外，要找尋某資料時，也會比較快。
而部門的電子檔案資料夾中，也可將「部門共用的表格」，建立專屬的資料夾。再來依「需求類型」區分，避免以人名作為主要資料夾。這是因為一旦輪調工作時，資料會產生多份，當未來要調閱檔案時，會不清楚哪個地方才是最新的檔案，又要花費蠻多時間查找。
二、紙本檔案
若公司還有紙本的存檔需求，文件夾的書背命名可包含「部門、存檔文件說明、日期（依需求）」。
文件夾裡面歸檔的文件也可再區分類別。若為日期性的文件，擺放的順序會是最新的在上方，最舊的在下面，主要目的是要讓歸檔速度比較快。
當部門的文件管理運作順暢後，建立的KM（Knowledge Management）也才有存放的地方，讓同仁習慣共用檔案存放區，未來就不會再聽到同仁問來問去，某份文件存在哪裡了。
Published：2021Q1
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