聯聖致鼎管顧集團 侯淑媛◎撰文
身為管理者的您,有沒有想過為什麼要制定管理辦法?關鍵原因是什麼呢?是為了管控同仁的工作行為,還是為了風險管控?
通常來說,當公司成立時間愈長,內部的制度辦法相較只成立一二年的公司來說是較多的,這是什麼原因呢?有時是新增制度辦法時,沒有重新檢視舊有的制度,思考是否能整併為一份;又或是因為管控的事項愈來愈多,所造成辦法也變多。
從營運管理的角度來看,管理辦法過多終究不是件好事。主管(管理代表)除了維持制度的推動運作,也有各自部門中的事務需要處理,當公司或是部門中的辦法太多,管理代表不一定能記得所有的規定,久而久之,有些事情就算管理代表眼睛看到了,耳朵聽到了,也會沒有意識到,那些行為是在制度的相反面。
這會帶來什麼影響呢?同事會覺得,反正公司就是辦法多,主管也不會在意這些事,我就隨心所欲地做我想做的事。長期下來,公司的風氣就會變成:公司高層說公司高層的,執行層做自己想做的,如此兩邊就不會有交集。
因此,制度辦法或標準作業流程,是針對應該有的準則、流程或時限規範要求,這樣大家才有跡可循。尤其是涉及跨部門運作,有統一準則可以減少內耗。而作業中的操作方法除非必要,否則也不需要求非得要按照某方式操作,保有彈性可以讓好的、有效率的方法產生。
制定辦法的心法之一,不單是從問題點制定規範辦法,應該回到更高的視野,從框架層面重新檢視整體應有的辦法。常態運作事務可以有作業流程規範,但若是專案,往往只會有準則,在執行的過程中需要臨機應變,調整最佳作法。
設計制度辦法的程序建議如下:
總的來說,從預防管理的風險管控來制定管理辦法,會是較良性的運作。
Published:2018Q1
- Mar 28 Wed 2018 09:00
設計制度辦法的關鍵心法
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