CEO領導人

聯聖致鼎管顧集團　侯淑媛◎撰文

身為管理者的您，有沒有想過為什麼要制定管理辦法？關鍵原因是什麼呢？是為了管控同仁的工作行為，還是為了風險管控？

通常來說，當公司成立時間愈長，內部的制度辦法相較只成立一二年的公司來說是較多的，這是什麼原因呢？有時是新增制度辦法時，沒有重新檢視舊有的制度，思考是否能整併為一份；又或是因為管控的事項愈來愈多，所造成辦法也變多。

從營運管理的角度來看，管理辦法過多終究不是件好事。主管（管理代表）除了維持制度的推動運作，也有各自部門中的事務需要處理，當公司或是部門中的辦法太多，管理代表不一定能記得所有的規定，久而久之，有些事情就算管理代表眼睛看到了，耳朵聽到了，也會沒有意識到，那些行為是在制度的相反面。

這會帶來什麼影響呢？同事會覺得，反正公司就是辦法多，主管也不會在意這些事，我就隨心所欲地做我想做的事。長期下來，公司的風氣就會變成：公司高層說公司高層的，執行層做自己想做的，如此兩邊就不會有交集。

因此，制度辦法或標準作業流程，是針對應該有的準則、流程或時限規範要求，這樣大家才有跡可循。尤其是涉及跨部門運作，有統一準則可以減少內耗。而作業中的操作方法除非必要，否則也不需要求非得要按照某方式操作，保有彈性可以讓好的、有效率的方法產生。

制定辦法的心法之一，不單是從問題點制定規範辦法，應該回到更高的視野，從框架層面重新檢視整體應有的辦法。常態運作事務可以有作業流程規範，但若是專案，往往只會有準則，在執行的過程中需要臨機應變，調整最佳作法。

設計制度辦法的程序建議如下：





總的來說，從預防管理的風險管控來制定管理辦法，會是較良性的運作。


Published：2018Q1