CEO領導人

聯聖致鼎管顧集團　侯淑媛◎撰文

企業經營的基礎除了產品／商品／服務、供應鏈及人力資源之外，近年愈來愈多進行組織再造的企業探究後勤人效不佳的原因，發現竟然是工作者用過去的舊方法在工作，而部門主管因為不了解工具，也無從引導團隊使用對的工具！

企業的後勤人效不佳，通常的原因是行政能力不佳，行政力會影響執行者的工作效能。究竟什麼是行政力呢？又該如何檢視文書處理類的行政力好不好？舉下述例子作說明：

1. 對外的文件，有公司LOGO及統一的樣式

2. 當公司人數達30人，內部簽呈有統一的格式（含主旨、簽核流程等）

3. Office軟體的功能運用：

(1) Word合併列印功能：製作大量郵寄信件的收件資訊標籤
(2) Word合併列印及版面配置功能：製作三角桌牌，兩側皆有文字
(3) Excel的樞紐分析表／圖功能：營運分析表／圖（可依不同需求立即調整圖表，不需3分鐘即可完成）

或許有人會好奇，執行者的行政力好不好，影響有這麼大嗎？有的！

筆者在近期接觸了一家製造業，該公司的部門主管皆知道部門的營運要讓報表說話，所以交待從屬團隊要做出含有某些訊息的報表，然而負責的同事在接收到指令後，使用僅知的Excel功能做出主管要的報表，每個月要產出該份報表兩次，每次從系統導出原始數據後，再加工製成主管要的報表，一共耗時6小時。

但在學習了Excel的常用功能後，善用了「小計」及「定位空值及快速填入上格數據」功能，只需10分鐘不到，便完成原本的匯總表。將新舊方法的製作時間一比較，便發現新方法的效率大大提升了！

上述例子，只是該間公司的上百份報表之一。回過頭來看我們自身的公司，每個部門基礎的報表又有多少份呢？執行者產出一份的報表花費多少時間呢？若是製作一份統計報表（不含平常建立基礎數據）就需花半小時以上，便要好好檢視操作方法可再進步的地方。

因此，不要小瞧行政力。若是能善用既有工具的功能，便能讓人的時間運用在更有價值的事物上，像是計畫、預防出錯或優化流程的思考等，而非一直花在重複的複製（Ctrl＋C）及貼上（Ctrl＋V）的動作上！


Published：2017Q3